Această politică explică ce date cu caracter personal prelucrăm atunci când ne contactezi sau folosești serviciile noastre, de ce le prelucrăm, cui le transmitem, cât timp le păstrăm și ce drepturi ai. Prelucrarea se face în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), cu Legea nr. 190/2018 și cu Legea nr. 506/2004.
1.Cine este operatorul datelor
| Operator | KM DATA PROTECTION S.R.L. |
| Sediu social | Municipiul Târgoviște, Str. General I. E. Florescu, Bl. D11, Sc. C, Et. 3, Ap. 18, județul Dâmbovița, România |
| Nr. registrul comerțului / CUI | J2022000988151 / 46339103 |
| Email pentru protecția datelor | office@firmesmart.ro |
| Telefon | 0750 694 312 |
Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO), întrucât activitatea noastră nu se încadrează în situațiile în care GDPR impune această obligație. Pentru orice solicitare privind datele tale, scrie-ne la adresa de email de mai sus; cererile sunt gestionate direct de conducerea societății.
2.Ce date prelucrăm
În funcție de modul în care interacționezi cu noi, prelucrăm următoarele categorii de date:
- Date de identificare și de contact: nume, prenume, adresă de email, număr de telefon, adresă (atunci când este necesară pentru dosar sau pentru facturare).
- Date din documentele necesare dosarului ONRC: codul numeric personal (CNP), seria și numărul actului de identitate, data și locul nașterii, cetățenia, domiciliul, calitatea deținută (asociat, administrator, titular), specimenul de semnătură, precum și alte date cuprinse în actele pe care ni le transmiți.
- Date despre firmă: denumire, CUI, număr de ordine în registrul comerțului, sediu, coduri CAEN, structura asociaților și a administratorilor, capital social.
- Date de facturare și plată: datele de facturare, suma, data plății, referința tranzacției. Nu primim și nu stocăm datele cardului bancar.
- Date din corespondență: conținutul mesajelor transmise prin formularul de contact, email, telefon sau WhatsApp.
- Date de navigare: adresa IP, tipul dispozitivului și al browserului, paginile vizitate, data și ora accesării, precum și datele colectate prin cookie-uri, în condițiile Politicii de cookie-uri.
Nu prelucrăm în mod intenționat categorii speciale de date (date privind sănătatea, convingerile politice sau religioase, date biometrice). Te rugăm să nu ne transmiți astfel de date dacă nu sunt necesare dosarului.
3.De unde provin datele
Cele mai multe date ne sunt furnizate direct de tine: prin formularul de contact, prin email, telefon sau WhatsApp și prin documentele pe care ni le transmiți. Putem prelucra și date obținute din surse publice, cum sunt informațiile din registrul comerțului, atunci când acest lucru este necesar pentru verificarea sau pregătirea dosarului.
Dacă ne transmiți date despre alte persoane (de exemplu, despre ceilalți asociați sau despre administratorul firmei), îți revine obligația de a le informa despre această politică.
4.Scopurile și temeiurile prelucrării
| Scop | Temei juridic (GDPR) |
|---|---|
| Răspunsul la solicitări, transmiterea ofertei și comunicarea premergătoare contractului | Art. 6 alin. (1) lit. b) — demersuri la cererea ta înainte de încheierea contractului |
| Prestarea serviciilor: pregătirea documentației, depunerea dosarului la ONRC, comunicarea rezultatului | Art. 6 alin. (1) lit. b) — executarea contractului |
| Emiterea facturilor, evidența financiar-contabilă și arhivarea documentelor | Art. 6 alin. (1) lit. c) — obligație legală (legislația contabilă și fiscală) |
| Soluționarea reclamațiilor și a solicitărilor privind drepturile GDPR | Art. 6 alin. (1) lit. c) — obligație legală |
| Transmiterea newsletterului | Art. 6 alin. (1) lit. a) — consimțământ, confirmat prin dublu opt-in și revocabil oricând |
| Cookie-uri analitice și de marketing | Art. 6 alin. (1) lit. a) — consimțământ, exprimat prin bannerul de cookie-uri |
| Securitatea site-ului, prevenirea abuzurilor și a fraudelor | Art. 6 alin. (1) lit. f) — interes legitim în protejarea infrastructurii |
| Constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în justiție | Art. 6 alin. (1) lit. f) — interes legitim în apărarea drepturilor noastre |
Furnizarea datelor necesare prestării serviciilor este o cerință contractuală: fără ele nu putem pregăti și depune dosarul. Furnizarea datelor pentru newsletter este opțională.
5.Prelucrarea CNP și a copiilor actelor de identitate
Dosarele depuse la registrul comerțului presupun, de regulă, indicarea codului numeric personal și a datelor din actul de identitate al persoanelor implicate. Prelucrăm aceste date exclusiv pentru pregătirea și depunerea dosarului solicitat, în temeiul executării contractului și al obligațiilor legale aplicabile, cu respectarea garanțiilor prevăzute de Legea nr. 190/2018.
Aceste date sunt accesibile doar persoanelor implicate în prestarea serviciului, nu sunt folosite în alte scopuri și nu sunt transmise decât instituțiilor competente sau persoanelor împuternicite indicate mai jos.
6.Cui transmitem datele
Nu vindem datele tale. Le transmitem doar acolo unde este necesar pentru prestarea serviciului sau unde legea ne obligă:
| Destinatar | Rol și scop |
|---|---|
| Oficiul Național al Registrului Comerțului și oficiile teritoriale | Autoritate publică — depunerea dosarului și obținerea documentelor solicitate |
| Monitorul Oficial, notari publici, furnizori de semnătură electronică | Terți implicați în procedură, acolo unde dosarul o impune |
| ROMARG S.R.L. | Persoană împuternicită — găzduirea site-ului și a căsuței de email |
| Google Ireland Ltd. | Persoană împuternicită — serviciul de email folosit pentru corespondență; Google Analytics (doar cu consimțământ); harta Google Maps afișată pe site |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Persoană împuternicită — transmiterea newsletterului, doar dacă te-ai abonat |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Meta Pixel, pentru măsurarea campaniilor publicitare (doar cu consimțământ) și comunicarea prin WhatsApp, dacă alegi acest canal |
| Furnizorul serviciilor de contabilitate | Persoană împuternicită — evidența contabilă și fiscală |
| Instituții bancare și procesatorul de plăți cu cardul | Încasarea contravalorii serviciilor |
| Autorități publice, instanțe, executori judecătorești | Numai atunci când legea ne obligă sau pentru apărarea unui drept în justiție |
Cu persoanele împuternicite avem încheiate acorduri de prelucrare a datelor, prin care acestea se obligă să prelucreze datele numai conform instrucțiunilor noastre și să aplice măsuri de securitate adecvate.
7.Transferuri în afara Spațiului Economic European
Datele sunt prelucrate, de regulă, în România și în Uniunea Europeană. Unii furnizori de servicii (Google, Meta, Brevo) pot transfera date către servere din afara SEE, în special în Statele Unite. Aceste transferuri se realizează pe baza garanțiilor prevăzute de GDPR: decizia de adecvare a Comisiei Europene privind Cadrul UE–SUA de confidențialitate a datelor și/sau clauzele contractuale standard, însoțite de măsuri suplimentare de securitate.
8.Cât timp păstrăm datele
| Categorie | Durata păstrării |
|---|---|
| Solicitări și oferte care nu s-au finalizat cu un contract | 12 luni de la ultima comunicare |
| Documentele dosarului și corespondența aferentă | Pe durata contractului și 3 ani după finalizarea acestuia (termenul general de prescripție) |
| Facturi și documente financiar-contabile | Termenul prevăzut de legislația contabilă și fiscală aplicabilă (în prezent, ca regulă, 5 ani; termene mai lungi pot fi impuse de lege pentru anumite categorii de documente) |
| Date pentru newsletter | Până la retragerea consimțământului sau dezabonare; dovada consimțământului se păstrează 3 ani după retragere |
| Reclamații și solicitări GDPR | 3 ani de la soluționare |
| Jurnale de acces la server (loguri) | Perioadele scurte stabilite de furnizorul de găzduire, de regulă cel mult 12 luni |
| Cookie-uri | Duratele indicate în Politica de cookie-uri |
La expirarea acestor termene, datele sunt șterse sau anonimizate, cu excepția situațiilor în care păstrarea lor este necesară pentru apărarea unui drept în justiție.
9.Drepturile tale
În calitate de persoană vizată, ai următoarele drepturi:
- Dreptul de acces — să afli dacă prelucrăm date despre tine și să primești o copie a acestora.
- Dreptul la rectificare — să corectăm datele inexacte sau să completăm datele incomplete.
- Dreptul la ștergere — să ștergem datele, atunci când nu mai sunt necesare sau când prelucrarea se baza pe consimțământul pe care îl retragi, cu excepția situațiilor în care legea ne obligă să le păstrăm.
- Dreptul la restricționarea prelucrării — în cazurile prevăzute de art. 18 GDPR.
- Dreptul la portabilitate — să primești datele furnizate de tine într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat.
- Dreptul la opoziție — să te opui prelucrărilor întemeiate pe interesul nostru legitim, inclusiv creării de profiluri în scop de marketing.
- Dreptul de a-ți retrage consimțământul — oricând, pentru prelucrările bazate pe consimțământ (newsletter, cookie-uri), fără a afecta legalitatea prelucrărilor anterioare.
- Dreptul de a nu face obiectul unei decizii automate cu efecte semnificative asupra ta.
Îți poți exercita drepturile printr-o cerere transmisă la office@firmesmart.ro. Răspundem în cel mult o lună de la primirea cererii; termenul poate fi prelungit cu două luni pentru cereri complexe, situație în care te informăm. Pentru a preveni divulgarea datelor către persoane neîndreptățite, îți putem cere informații suplimentare necesare identificării.
Plângere la autoritatea de supraveghere. Dacă apreciezi că ți-am încălcat drepturile, poți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP): B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28–30, sector 1, cod poștal 010336, București; telefon +40.318.059.211; email anspdcp@dataprotection.ro; www.dataprotection.ro. Te poți adresa și instanțelor de judecată.
10.Securitatea datelor
Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului: conexiune criptată (HTTPS) pe tot site-ul, acces la date limitat la persoanele care au nevoie de ele pentru prestarea serviciului, conturi protejate prin parole, actualizarea sistemelor folosite, acorduri de prelucrare încheiate cu furnizorii și obligații de confidențialitate pentru persoanele implicate.
Dacă ar avea loc o încălcare a securității datelor care prezintă un risc ridicat pentru drepturile tale, te vom informa și vom notifica ANSPDCP, în condițiile GDPR.
11.Decizii automate și profilare
Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată care să producă efecte juridice asupra ta. Dacă îți dai consimțământul pentru cookie-urile de marketing, furnizorii de publicitate pot include dispozitivul tău în audiențe publicitare; poți refuza sau retrage oricând acest consimțământ din Politica de cookie-uri.
12.Minori
Serviciile noastre se adresează persoanelor majore. Nu colectăm în mod intenționat date ale minorilor. Dacă afli că un minor ne-a transmis date personale, te rugăm să ne scrii, pentru a le șterge.
13.Cookie-uri
Informațiile despre cookie-urile folosite pe site, despre duratele lor și despre modul în care îți poți modifica opțiunile se găsesc în Politica de cookie-uri.
14.Modificări ale acestei politici
Putem actualiza această politică atunci când se modifică serviciile, furnizorii folosiți sau cerințele legale. Versiunea actualizată se publică pe această pagină, cu indicarea datei. Îți recomandăm să o consulți periodic.
15.Contact
Pentru orice întrebare legată de prelucrarea datelor tale, scrie-ne la office@firmesmart.ro sau sună la 0750 694 312, de luni până vineri, între 09:00 și 18:00.
Document actualizat la 17 septembrie 2026. Versiunile anterioare pot fi solicitate la office@firmesmart.ro.