Termeni și Condiții

Acest document stabilește condițiile în care KM Data Protection SRL, prin site-ul firmesmart.ro, prestează serviciile administrative legate de dosarele depuse la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC). Te rugăm să îl citești înainte de a ne transmite o solicitare. Prin transmiterea unei solicitări și prin acceptarea ofertei noastre, confirmi că ai citit, ai înțeles și accepți acești Termeni și Condiții.

1.Cine suntem

În acest document, KM Data Protection SRL este denumită „Prestatorul", „noi" sau „FirmeSmart", iar persoana care solicită serviciile este denumită „Clientul" sau „tu".

2.Definiții

• Servicii — serviciile administrative și operaționale prezentate pe site, legate de pregătirea și transmiterea dosarelor către ONRC și de obținerea de documente din registrul comerțului.
• Consumator — persoana fizică ce acționează în scopuri care nu se încadrează în activitatea sa comercială, industrială, de producție, artizanală sau liberală, în sensul Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 34/2014.
• Profesionist — persoana fizică autorizată sau juridică ce solicită serviciile în scopuri legate de activitatea sa economică.
• Contract la distanță — contractul încheiat între noi și tine fără prezența fizică simultană a părților, prin mijloace de comunicare la distanță (site, email, telefon, WhatsApp).
• Taxe oficiale — sumele datorate unor terți (ONRC, Monitorul Oficial, notari publici, furnizori de semnătură electronică, bănci, curierat), distincte de onorariul nostru.
• Semnătură electronică calificată — certificatul digital calificat necesar pentru semnarea și depunerea online a documentelor la ONRC.

3.Acceptarea termenilor

Acești Termeni și Condiții se aplică tuturor solicitărilor transmise prin site, email, telefon sau WhatsApp și tuturor serviciilor prestate de noi, cu excepția situației în care am agreat în scris, separat, alte condiții.

Contractul dintre noi este format din: (i) oferta transmisă și acceptată, (ii) acești Termeni și Condiții și (iii) Politica de confidențialitate. În caz de neconcordanță, prevalează condițiile din oferta acceptată.

Se aplică versiunea acestor Termeni publicată pe site la data acceptării ofertei. Limba contractului este româna.

4.Ce servicii oferim (și ce nu oferim)

Serviciile noastre sunt servicii administrative și operaționale. Ele pot include, fără a se limita la:

• suport pentru înființarea de SRL, PFA sau întreprindere individuală;
• suport pentru pregătirea dosarelor de mențiuni și modificări la ONRC (sediu social, coduri CAEN, denumire, administrator, asociați, capital social, puncte de lucru, suspendare sau reluare de activitate);
• suport pentru obținerea de documente din registrul comerțului (certificat constatator, furnizare de informații, raport istoric și altele disponibile prin serviciile ONRC);
• completarea formularelor și pregătirea documentației pe baza informațiilor furnizate de tine;
• transmiterea operațională a dosarului către ONRC, după ce documentele au fost verificate și semnate de tine sau de persoana îndreptățită;
• urmărirea stadiului dosarului și comunicarea solicitărilor primite de la ONRC.

Cererile și documentele transmise către ONRC sunt semnate și asumate de tine, de reprezentantul legal sau de altă persoană îndreptățită potrivit legii. Potrivit Legii nr. 265/2022 privind registrul comerțului, cererea se semnează, după caz, de reprezentantul legal, de împuternicitul cu procură autentică, de avocatul cu împuternicire avocațială ori de asociat, acționar sau membru. Prestatorul nu acționează ca avocat, mandatar sau împuternicit al tău și nu își asumă conținutul declarațiilor pe care le semnezi.

Nu garantăm admiterea dosarului de către ONRC sau de către altă autoritate, întrucât soluționarea cererilor aparține exclusiv instituțiilor competente.

5.Cum se încheie contractul

Colaborarea se desfășoară integral la distanță și parcurge următoarele etape:

1. Solicitarea ta. Ne transmiți solicitarea prin formularul de pe site, prin email, telefon sau WhatsApp. Transmiterea unei solicitări este gratuită și nu te obligă la nimic.
2. Oferta noastră. Analizăm solicitarea și îți transmitem, de regulă prin email, o ofertă care cuprinde serviciul solicitat, onorariul, taxele oficiale estimate, documentele necesare și termenul estimativ de soluționare.
3. Acceptarea ofertei. Contractul la distanță se consideră încheiat în momentul în care accepți oferta în mod expres, în scris (email sau mesaj scris). Acceptarea implică obligația de plată a onorariului, în condițiile ofertei.
4. Plata. Achiți onorariul integral sau parțial, conform ofertei acceptate.
5. Prestarea. Pregătim documentația, ți-o transmitem pentru verificare și semnare, apoi depunem dosarul și îți comunicăm rezultatul.

După încheierea contractului îți transmitem pe email confirmarea acestuia, împreună cu acești Termeni și Condiții, pe un suport durabil. Păstrăm corespondența și documentele contractuale potrivit Politicii de confidențialitate; la cerere, îți transmitem o copie a acestora.

6.Prețuri, taxe oficiale și facturare

Onorariile afișate pe site sunt exprimate în lei (RON) și reprezintă contravaloarea serviciilor noastre administrative. Societatea nu este înregistrată în scopuri de TVA, prin urmare prețurile afișate sunt prețuri finale, la care nu se adaugă TVA.

Dacă nu se prevede altfel în ofertă, onorariul nu include taxele oficiale datorate terților, cum ar fi:

• taxele percepute de ONRC pentru soluționarea cererii (de exemplu, taxa de 152 lei aplicabilă anumitor mențiuni);
• taxele de publicare în Monitorul Oficial, acolo unde legea o impune;
• onorariile notariale;
• costul certificatului digital calificat (semnătura electronică);
• comisioane bancare, taxe poștale sau de curierat.

Taxele oficiale sunt stabilite de terți și se pot modifica independent de noi. Dacă valoarea lor se modifică între data ofertei și data depunerii dosarului, te informăm înainte de a continua.

Atunci când într-un singur dosar sunt solicitate mai multe modificări, se percepe onorariul corespunzător celui mai scump serviciu inclus în dosarul respectiv, dacă oferta nu prevede altfel.

Reduceri și oferte promoționale. Când afișăm un preț redus alături de un preț anterior tăiat, prețul anterior este cel mai scăzut preț pe care l-am practicat pentru serviciul respectiv în ultimele 30 de zile anterioare reducerii. Ofertele sunt valabile în perioada indicată pe site sau în ofertă.

Pentru serviciile prestate emitem factură, pe care o transmitem pe email. Te rugăm să ne comunici datele corecte de facturare înainte de emitere.

7.Modalități de plată

• Transfer bancar (ordin de plată), în contul indicat în ofertă sau în factură;
• Card bancar online, atunci când îți punem la dispoziție un link de plată securizat; datele cardului sunt procesate exclusiv de procesatorul de plăți, noi nu le primim și nu le stocăm;
• Numerar, la biroul nostru din Târgoviște, cu emiterea documentului fiscal corespunzător.

Dacă oferta prevede plata în avans, începerea prestării poate fi condiționată de confirmarea încasării. În caz de neplată la termenul agreat, putem suspenda prestarea serviciilor, după o notificare prealabilă transmisă pe email.

8.Termene de prestare

Termenele comunicate de noi, inclusiv intervalul de 3–5 zile lucrătoare menționat pe site, sunt termene estimative, bazate pe durata uzuală de soluționare a dosarelor, calculată de la depunerea unui dosar complet și corect la ONRC.

Termenul efectiv depinde de complexitatea dosarului, de corectitudinea și completitudinea informațiilor primite de la tine, de timpul în care semnezi documentele, de eventualele solicitări de completare și de termenele de lucru ale ONRC sau ale altor instituții.

Nu putem garanta un termen fix de soluționare și nu răspundem pentru întârzierile cauzate de ONRC, de Monitorul Oficial, de notari publici, de furnizorii de semnătură electronică, de platformele informatice ale instituțiilor publice sau de alți terți. Te informăm de îndată ce luăm cunoștință de o întârziere sau de o solicitare de completare.

9.Obligațiile tale

• să ne furnizezi informații și documente reale, corecte, complete și actualizate;
• să te asiguri că ai dreptul legal de a solicita operațiunea (calitatea de asociat, administrator, titular, reprezentant legal sau altă calitate relevantă);
• să verifici documentele pregătite de noi înainte de a le semna; prin semnare confirmi că informațiile cuprinse în acestea sunt reale și corecte;
• să obții și să folosești o semnătură electronică calificată, acolo unde procedura o impune;
• să achiți onorariul și taxele oficiale aplicabile;
• să răspunzi în timp util solicitărilor de completare primite de la noi sau de la ONRC;
• să ne comunici orice modificare a datelor furnizate.

Nu răspundem pentru consecințele furnizării de date incorecte, incomplete sau neactualizate, nici pentru refuzul ori întârzierea ta în semnarea documentelor.

10.Obligațiile noastre

• să prestăm serviciile agreate cu diligență profesională;
• să pregătim documentația pe baza informațiilor primite de la tine și să ți-o transmitem pentru verificare și semnare;
• să depunem dosarul la ONRC după semnarea documentelor, în condițiile agreate;
• să îți comunicăm, într-un termen rezonabil, stadiul dosarului și solicitările primite;
• să păstrăm confidențialitatea informațiilor și documentelor primite, cu excepția situațiilor în care divulgarea este necesară pentru prestarea serviciului sau este impusă de lege;
• să prelucrăm datele tale cu caracter personal în condițiile Politicii de confidențialitate.

11.Dreptul de retragere al consumatorului

Această secțiune se aplică dacă ești consumator, în sensul Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 34/2014 privind drepturile consumatorilor în cadrul contractelor încheiate cu profesioniștii. Dacă soliciți serviciile în calitate de profesionist (pentru activitatea unei firme, a unui PFA sau a unei întreprinderi individuale), dreptul legal de retragere nu se aplică; în acest caz, condițiile de încetare sunt cele din ofertă și din secțiunea 15.

11.1. Termenul

Ai dreptul de a te retrage din contract, fără a fi nevoie să justifici decizia și fără penalități, în termen de 14 zile calendaristice de la data încheierii contractului (data acceptării ofertei).

11.2. Cum îți exerciți dreptul

Ne informezi printr-o declarație neechivocă, înainte de expirarea celor 14 zile, transmisă:

• prin email, la office@firmesmart.ro; sau
• prin poștă, la sediul social indicat la secțiunea 1.

Nu este nevoie de un formular anume: este suficient un mesaj din care rezultă clar decizia ta de retragere. La cerere, îți trimitem formularul model de retragere. Îți confirmăm primirea retragerii, pe email, fără întârziere.

11.3. Rambursarea

Îți rambursăm sumele primite fără întârziere nejustificată și, în orice caz, în cel mult 14 zile de la data la care am fost informați de decizia ta. Rambursarea se face folosind aceeași modalitate de plată ca la tranzacția inițială, cu excepția cazului în care ai agreat expres altă modalitate; în niciun caz nu îți percepem comisioane pentru rambursare.

11.4. Dacă ai cerut începerea prestării în perioada de retragere

Poți solicita expres ca serviciile să înceapă înainte de expirarea celor 14 zile. Dacă te retragi ulterior, ne datorezi o sumă proporțională cu serviciile prestate până la momentul comunicării retragerii, raportată la prețul total convenit.

Taxele oficiale deja achitate în numele tău către ONRC, Monitorul Oficial, notari publici sau alți terți nu pot fi rambursate de noi dacă au fost deja plătite acestor instituții; recuperarea lor, acolo unde este posibilă, urmează regulile instituției în cauză.

12.Reclamații și soluționarea alternativă a litigiilor

Dacă nu ești mulțumit de serviciile noastre, te rugăm să ne scrii la office@firmesmart.ro. Înregistrăm reclamația și îți răspundem în cel mult 30 de zile calendaristice de la primire.

Te poți adresa și Autorității Naționale pentru Protecția Consumatorilor (ANPC), prin comisariatul județean competent sau prin platforma de reclamații disponibilă pe anpc.ro.

Pentru soluționarea alternativă a litigiilor (SAL) poți folosi platforma ANPC: reclamatiisal.anpc.ro.

Notă: platforma europeană de soluționare online a litigiilor (SOL/ODR) a încetat să funcționeze la 20 iulie 2025, ca urmare a Regulamentului (UE) 2024/3228 de abrogare a Regulamentului (UE) nr. 524/2013, și nu mai poate fi utilizată.

13.Răspunderea

Prestăm serviciile cu diligență profesională. Cu toate acestea, nu răspundem pentru:

• respingerea, amânarea sau solicitarea de completare a dosarului de către ONRC, atunci când aceasta nu ne este imputabilă;
• informații sau documente incorecte, incomplete ori neactualizate furnizate de tine;
• refuzul sau întârzierea ta în semnarea documentelor ori în furnizarea completărilor solicitate;
• întârzieri cauzate de instituții publice, de platformele lor informatice, de furnizori de semnătură electronică, de bănci, de servicii de curierat sau de alți terți;
• consecințele fiscale, contabile, juridice sau comerciale ale deciziilor luate de tine;
• pierderi indirecte, pierderi de profit sau de oportunitate.

În măsura permisă de lege, răspunderea noastră totală pentru un dosar este limitată la valoarea onorariului încasat pentru serviciul în cauză.

Aceste limitări nu se aplică în situațiile în care legea nu permite limitarea sau înlăturarea răspunderii, inclusiv în caz de dol sau culpă gravă și în raporturile cu consumatorii, ale căror drepturi legale rămân neafectate.

14.Forță majoră și caz fortuit

Niciuna dintre părți nu răspunde pentru neexecutarea obligațiilor cauzată de un eveniment de forță majoră sau caz fortuit, în condițiile Codului civil, inclusiv indisponibilitatea prelungită a platformelor ONRC. Partea afectată notifică cealaltă parte în cel mai scurt timp și depune eforturi rezonabile pentru limitarea efectelor.

15.Încetarea contractului

• prin executarea integrală a serviciilor;
• prin acordul scris al părților;
• prin retragerea consumatorului, în condițiile secțiunii 11;
• prin denunțare, de către oricare parte, în caz de neexecutare a obligațiilor esențiale, după o notificare prealabilă transmisă pe email și un termen de remediere de 5 zile lucrătoare;
• dacă nu primim de la tine, timp de 30 de zile, documentele sau informațiile necesare continuării dosarului, deși le-am solicitat, putem considera contractul încetat; onorariul aferent serviciilor deja prestate rămâne datorat.

16.Confidențialitate și protecția datelor

Păstrăm confidențialitatea informațiilor și documentelor primite de la tine. Prelucrăm datele cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și cu legislația română aplicabilă, în condițiile explicate în Politica de confidențialitate.

Site-ul folosește cookie-uri în condițiile descrise în Politica de cookie-uri.

17.Proprietate intelectuală

Conținutul site-ului firmesmart.ro — texte, structură, elemente grafice, logo și materiale de prezentare — aparține KM Data Protection SRL sau partenerilor săi și este protejat de legislația privind drepturile de autor. Reproducerea, distribuirea sau modificarea acestuia fără acordul nostru scris este interzisă, cu excepția cazurilor permise de lege.

Documentele redactate special pentru dosarul tău îți aparțin după achitarea integrală a onorariului și pot fi folosite liber de tine în scopul pentru care au fost întocmite.

18.Comunicarea dintre noi

Comunicarea principală se realizează prin email, la adresele folosite de părți. La cererea ta, putem comunica și prin telefon sau WhatsApp. Ne poți solicita oricând ca toate comunicările să se facă exclusiv prin email.

Se consideră că o comunicare transmisă pe email a fost primită în ziua lucrătoare următoare transmiterii, dacă nu se face dovada contrară.

19.Modificarea termenilor

Putem actualiza acești Termeni și Condiții. Versiunea actualizată se publică pe site, cu indicarea datei intrării în vigoare, și se aplică solicitărilor transmise după publicare. Contractele aflate în derulare rămân guvernate de versiunea acceptată la data încheierii lor, cu excepția modificărilor impuse de lege.

20.Clauze finale

Dacă o clauză a acestui document este declarată nulă sau inaplicabilă, celelalte clauze rămân în vigoare. Neexercitarea unui drept de către o parte nu constituie renunțare la acel drept. Nu poți cesiona drepturile și obligațiile din contract fără acordul nostru scris.

21.Legea aplicabilă și litigiile

Contractul și acești Termeni și Condiții sunt guvernate de legea română. Orice neînțelegere se soluționează cu prioritate pe cale amiabilă.

Dacă soluționarea amiabilă nu este posibilă, litigiul se soluționează de instanțele judecătorești române competente. Dacă ești consumator, te poți adresa instanței de la domiciliul tău, iar drepturile prevăzute în favoarea ta de normele imperative privind protecția consumatorilor nu sunt afectate de acest document.

22.Contact

Pentru orice întrebare legată de acest document ne poți scrie la office@firmesmart.ro sau ne poți suna la 0750 694 312, de luni până vineri, între 09:00 și 18:00.

Document actualizat la 17 septembrie 2026. Versiunile anterioare pot fi solicitate la office@firmesmart.ro.